Projektmanagement-Vorlagen: Gut strukturiert und einfach zu bedienen

Bei jedem neuen Projekt stellt sich dieselbe Frage: Wie fange ich an? Genau hier kommen Projektmanagement-Vorlagen ins Spiel.

Statt bei jedem Projekt wieder bei null anzufangen und Infos aus verschiedenen Orten zusammenzutragen, bieten Vorlagen eine einfache Starthilfe. Sie geben dir Struktur und Klarheit, um dein Projekt optimal vorzubereiten und durchzuführen. Ob Zeitpläne, Meilensteine oder Zuständigkeiten – alles ist schon in einem Arbeitsbereich für dich vorbereitet und du musst nur noch die leeren Felder mit Infos füllen, Aufgaben anpassen, dein Team zuweisen und schon kannst du optimal strukturiert loslegen.

Der Vorteil: Du sparst unzählige Arbeitsstunden und umgehst typische Startschwierigkeiten – egal wie komplex oder umfangreich das Projekt ist, ob agiles Projektmanagement oder traditionell. Moderne Tools wie monday.com bieten dabei nicht nur intelligente Vorlagen, sondern auch unterschiedliche Ansichten – etwa Kanban, Zeitleiste oder Gantt – mit denen du dein Projekt aus jedem Blickwinkel betrachten und steuern kannst.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie Projektmanagement-Vorlagen funktionieren, welche Vorteile sie dir im Arbeitsalltag bringen – und stellen dir fünf bewährte Vorlagen aus monday.com vor, die du sofort nutzen kannst. Egal ob klassisch oder agil: Mit der richtigen Vorlage ist dein nächstes Projekt nicht nur besser organisiert, sondern von Anfang an auf Erfolg programmiert.

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Was genau ist eine Projektmanagement-Vorlage?

Projektmanagement ist das strukturierte Steuern der Projektdurchführung. Und eine Projektmanagement-Vorlage ist ein vorbereiteter Arbeitsbereich für die Projektplanung und -durchführung. Vorlagen gehören zu den Projektmanagement-Tools, die Projektmanager nutzen, um sicher und ohne Zeitverlust ihre Projekte in jeder der 5 Projektmanagement-Phasen zu steuern und zu überwachen.

Ob digitale Vorlagen oder Old School in Excel oder auf Papier – eine Vorlage enthält Platzhalter, in denen du die verschiedenen projektbezogene Infos und Aktivitäten einfach speichern, organisieren und dokumentieren kannst.

Was du darin managen kannst:

• Projektinitiierung
• Projektplanung
• Projektzeitleisten und Deadlines
• Projekt Kick-off Meetings
• Projektkosten Planung
• Projektrisiken
• Projekt Ressourcenplanung
• Projektüberwachung
• Projektstatus
• Projektberichte

Wie Projektmanagement von Vorlagen profitiert

Eine Projektmanagement Vorlage ermöglicht dir, ein neues Projekt effizient und schnell zu organisieren und zu verwalten, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.

Mit ihr kannst du:

• Stolpersteine aus dem Weg räumen und das Gefühl von „Aller Anfang ist schwer“ beseitigen. Die Vorlage ist vorformatiert  – du musst also lediglich die Leerstellen ausfüllen, anstatt jedes Mal das Rad neu zu erfinden
• Das Zeitmanagement optimieren. Projektmanagement Vorlagen beschleunigen die Vorbereitung und Durchführung der gesamten Arbeit. Sie unterstützen die Anwendung beliebter Zeitmanagement- und Priorisierungsmethoden, weil Daten und Berichte in Echtzeit aus der Arbeitsplattform bezogen werden können, z B. für:
  • ALPEN-Methode zur Aufgabenplanung
  • ABC-Analyse zur Priorisierung
  • Pareto-Prinzip zur Priorisierung und zum Zeitmanagement
• Die Struktur vorheriger Projekte replizieren und wiederverwenden, einschließlich der Phasen, Projektmeilensteine und Aufgaben mit ihren geschätzten Start- und Enddaten.

Beispiele für viel benutzte Vorlagen im Projektmanagement

Organisationen aller Größen und Branchen können Vorlagen für Projektmanagement nutzen, um ihre Arbeitsprozesse zu straffen, das Task Management zu vereinfachen und damit ihre tägliche Morgenroutine der Arbeitsplanung zu entlasten. Mit monday.com kannst du dir die perfekte Vorlage für jeden Prozess erstellen, damit du stets die bestmöglichen Ergebnisse über den gesamten Lebenszyklus des Projekts erzielst.

Folgende beliebte Vorlagen findest du im monday work management, mit denen du dein nächstes Vorhaben zeitsparend und effizient zum Laufen bringst:

• Workflow-Vorlage für die Einrichtung deiner Arbeitsabläufe
• Businessplan Vorlage, um eine Geschäftsidee oder Strategie auszuarbeiten
• Besprechungsprotokoll Vorlage für produktive Meetings
• Tagesplan-Vorlage für deine To-do-Listen
• Wochenplan-Vorlage für den schnellen Überblick der ganzen Arbeitswoche
• Kanban-Board-Vorlage, um deine Projektplanung flexibel an Feedback und Änderungen anpassen zu können
• Einarbeitungsplan-Vorlage, um die neuen Teammitglieder effektiv zu integrieren und trotzdem genug Zeit für gemeinsamen Kaffee zu behalten
• Kalender-Vorlage für alle eure Termine
• User Story Template für agiles Projektmanagement
• Lessons Learnt Vorlage für produktive Evaluation
• Zeitleisten-Vorlage, um immer den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten

Beispielsweise nutzt der Videostreaming-Dienst Hulu monday.com, um den Kauf der Werbeplatzierung so zu managen, dass jedes hochspezifische Segment der Zielgruppe die passende Anzeige geliefert bekommt. Dieser Prozess ist besonders anspruchsvoll, da wechselseitige Korrespondenzen erforderlich sind und Briefings oder Protokolle an verschiedene Teams und unterschiedliche Standorte kommuniziert werden müssen.

Mit monday work management verwaltet das Ad Analytics Team von Hulu seine Projekte:

• an einem zentralen Ort, an dem Arbeitsanfragen verwaltet werden
• mit standardisierten Vorlagen für Segmentanfragen, die einfach skalierbar sind
• durch E-Mail-Integrationen, sodass die Vertriebsteams auch weiterhin mit ihren Lieblingssystemen arbeiten können

Das Ergebnis: Hulu spart jährlich 36 Tage pro Person ein.

Du kannst Projektmanagement Vorlagen für die Arbeit, deine Hobbies, die Schule und jede andere Art von Projekt verwenden, die du dir vorstellen kannst. Eine Projektmanagement-Software wie monday.com ermöglicht dir die Digitalisierung der deiner täglichen Arbeitsorganisation, die Strukturierung deines Wochenplans und die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen.

Was ist eine Projektmanagement-Vorlage in monday.com?

monday.com ist eine Plattform für Arbeitsmanagement. Es bietet eine Cloud-basierte Software, die durch smarte Funktionen die Steuerung von Aufgaben und komplexen Arbeitsabläufen unterstützt. Die Produkte monday work management, monday dev und monday CRM sind die perfekten Projektmanagement-Vorlagen für jede Branche. Auch Konzerne arbeiten mit dem work management für Großunternehmen.

Sieh dir hier eine kurze Demo an:

monday.com bietet ein vorkonfiguriertes Set aus Boards und Dashboards, mit dem du jede Art von Projekt sofort und einfach strukturiert starten kannst – ohne alles selbst anlegen zu müssen.

Boards – das Herzstück der Vorlage

Ein Board ist der zentrale Arbeitsbereich in monday.com. Hier werden alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Deadlines, Status-Updates und Abhängigkeiten deines Projekts organisiert. Boards liefern dir eine intelligente digitale Projektmanagement-Vorlage, weil sie dir den Aufbau und die Organisation der Aufgaben abnimmt. Sie bieten dir:

• Vorgefertigte Gruppen und Spalten (z. B. Aufgabe, Status, Zuständigkeit, Fälligkeitsdatum): mehr als 36 Spaltentypen, die du per Drag-and-drop verschieben kannst, um Projektabläufe individuell anzupassen. Von Fälligkeitsdaten bis hin zu Statusfeldern kannst du mithilfe der visuellen Dashboards alles und jeden auf Kurs halten – für nahtlose Zusammenarbeit im Team.
• Typische Workflows (z. B. Einteilung der Gruppen In Planung, In Umsetzung, Abgeschlossen)
• Beispieleinträge zur schnellen Orientierung
• Automatisierungen: Straffe deinen Arbeitsablauf und konzentriere dich auf die Aufgaben, die einen tatsächlichen Mehrwert bringen, anstatt dich mit Bürokratie und manuellen Verwaltungsaufgaben herumzuschlagen. Richte automatische E-Mail-Benachrichtigungen ein, wenn Fälligkeitsdaten anstehen und erhalte Echtzeit-Updates, sobald Aufgaben abgeschlossen wurden.
• Integrationen: Arbeite an einem zentralen Ort mit deinen gewohnten externen Tools, um effizienter zu werden. Synchronisiere Fälligkeitsdaten mit deinem Google Kalender oder teile bestimmte Informationen wie deine Dropbox-Dateien sofort mit deinem gesamten Team.
• KI: Du kannst viele Aufgaben und Arbeitsaspekte an den eingebauten AI Assistent delegieren. Er kann dir Zusammenfassungen von Anfragen, Meetings oder ein E-Mail Protokoll schreiben, Handlungsempfehlungen vorschlagen, im CRM als Kundenbetreuer einspringen und vieles mehr.

Du kannst diese Vorlage direkt übernehmen oder an deine Prozesse anpassen – ideal für klassisches und agiles Projektmanagement.

Dashboards – die Übersicht auf einen Blick

Dashboards bieten dir eine visuelle Zusammenfassung deiner Boards. Sie zeigen Projektfortschritt, Ressourcen, Zeitpläne oder Engpässe – in Form von Diagrammen, Zeitleisten oder Tabellen. So behältst du auch bei mehreren Projekten oder komplexen Abläufen mit Kanban Boards, Gantt-Diagrammen oder Scrum-Boards den Überblick.

Es enthält hunderte Vorlagen, die so ziemlich alles abdecken, was deine Stakeholder erwarten könnten. Gleichzeitig sind sie komplett personalisierbar. Passe sie deinen Projektanforderungen an und erstelle mit der entsprechenden Vorlage benutzerdefinierte Boards zum Duplizieren.

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5 Projektmanagement-Vorlagen von monday.com

Hier haben wir fünf Projektmanagement-Vorlagen zusammengetragen, die du auf monday.com nutzen kannst, um dein Projekt im Nullkommanichts auf die Beine zu stellen.

Vorlage für Projektportfolio Management

Nutze die erweiterte Vorlage für das Projekt Portfoliomanagement, um komplexe Projekte, an denen mehrere Teams und Abteilungen beteiligt sind, zu planen, nachzuverfolgen und zu verwalten. Vereinfache Projektanfragen und erhalte eine Gesamtübersicht über dein gesamtes Portfolio an einem zentralen Ort. Bleibe in Echtzeit auf dem Laufenden über die aktuellsten Statusberichte mehrerer Projekte sowie über Meeting-Protokolle, Aufgabenlisten oder wichtige Notizen von Klienten oder Kunden.

Agile Projektmanagement Vorlage

Das Template für agiles Projektmanagement ist genau die richtige Wahl, wenn du nach agilen Prinzipien arbeitest. Darin findest du die für Scrum und agiles Projektmanagement typischen Arbeitsabläufe:

Verwalte deine gesamte Sprint-Planung und Elemente wie Produkt-Roadmap, Sprint-Backlog oder Sprint-Review. Erstelle, wiederhole und lerne on the go nach agilen Werten wie Flexibilität, Transparenz und fokussierte Gruppenarbeit in kurzen, klar definierten Arbeitsintervallen.

Vorlage für Projektworkflows

Organisiere und verfolge Projekte und Zeitpläne mit der Vorlage für Projektworkflows. Visualisiere deine Arbeitsabläufe, füge Aufgabendetails, Start- und Enddaten und Laufzeiten hinzu, definiere Abhängigkeiten und überwache den Fortschritt. So behältst du immer den Kurs auf die Projektziele bei.

Risikoregister Vorlage

Verwalte all deine Projektrisiken in der Risikoregister Vorlage. Füge Risikoverantwortliche und Wahrscheinlichkeiten hinzu und verwende Smart-Formeln, um den Risikograd zu beurteilen. Visualisiere den Risikostatus auf dem Dashboard für das Risikoregister.

Hol dir die Vorlage

Vorlage für Einzelprojekte

Von Projektplanung und Projektaufbau bis hin zur Durchführung und Abschlussbericht – die Vorlage für Einzelprojekte hat alles, was du brauchst, um ein Projekt sofort verwalten zu können. Organisiere Deadlines, Stakeholder, Budgets und vieles mehr an einem zentralen Ort. So hältst du den Kurs und übersiehst nichts.

Hol dir die Vorlage

Starte dein nächstes Projekt mit einer Projektmanagement Vorlage

Mit monday.com im Team kannst du auf eine gesamte Bibliothek an den beliebtesten Vorlagen für Projektmanagement zugreifen. Und du kannst sogar einen Teil deiner Arbeit komplett auslagern, indem du die einfachen „Wenn das/dann das“-Automatisierungen verwendest. Damit gewinnst du Zeit für Dinge, die Computer weniger gut erledigen können, wie Kundenbeziehungen pflegen und kreative Arbeit.

Setze dein nächstes Projekt mit einer Projektmanagement Vorlage von monday.com gleich von Anfang an auf die Überholspur. Teste es jetzt kostenlos!

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